Nicio metodă de analiză predictivă sau tehnologie şi niciun sistem, oricât de avansate ar fi din punct de vedere tehnologic şi oricât de multe date ar procesa, nu pot prezice cu exactitate viitorul, dar pot oferi, dacă sunt utilizate eficient, elemente suficiente pentru a produce cunoaştere oportună şi a fundamenta o decizie bună. Scanarea orizontului nu face excepţie de la această regulă, scopul său declarat fiind „găsirea indiciilor timpurii ale unor posibile evoluţii viitoare importante, pentru a câştiga cât mai mult timp pentru a le putea gestiona eficient”.
Scanarea mediului este un termen utilizat de futurologi începând din anii 1960-1970, fiind împrumutat, cel mai probabil, din sfera planificării strategice şi managementului organizaţional. Astfel, o primă definiţie a scanării mediului a fost formulată de F. J. Aguilar, în 1967: „obţinerea de informaţii despre evenimente şi relaţii din mediul extern al organizaţiei, de cunoaştere care poate fi de folos la nivelul managementului superior în misiunea de a proiecta cursul viitor de acţiune al companiei”.
Pe măsură ce mişcarea ideologică dedicată protecţiei mediului fizic a devenit importantă, teoreticienii s-au temut că denumirea ar putea viza doar sistemele care monitorizează schimbările în mediul natural cauzate de acţiunile umane. Pentru a evita astfel de confuzii, dar şi pentru a sublinia caracterul său strategic, unii au ales să numească procesul de scanare a mediului drept „scanarea orizontului”/ Horizon Scanning, „sisteme de avertizare timpurie”/ Early Warning Systems sau „sisteme de intelligence predictiv”/ Futures Intelligence Systems.
Dacă analizăm obiectivele, structura de bază şi misiunea acestui tip de sistem, putem considera aceste noţiuni ca fiind interşanjabile.
Particularităţi
În esenţă, sistemele de scanare a mediului detectează semnalele slabe şi oferă informaţie predictivă cu privire la schimbările interne şi externe importante ce pot afecta interesele unei entităţi (organizaţie, stat, persoană). În fapt, acestea stau la baza oricărei activităţi de previziune şi implică o muncă de explorare continuă şi descoperire a indiciilor despre modul în care se schimbă lumea în general şi despre subiectul propriu-zis al scanării, în special.
William Renfro, preşedintele Issues Management Association, a identificat scanarea mediului ca primă etapă în procesul de management strategic şi a menţionat ca elemente principale: selectarea informaţiei ce trebuie obţinută; identificarea surselor şi resurselor pentru obţinerea informaţiei; identificarea criteriilor de căutare; stabilirea acţiunilor speciale pentru rezultatele scanării. Spre deosebire de business intelligence sau competitive intelligence, scanarea mediului analizează informaţiile despre fiecare sector al mediului extern şi intern considerat relevant pentru planificarea viitorului unei entităţi/ organizaţii sau, dacă translatăm aceste informaţii către sfera securităţii naţionale, pentru înţelegerea unui fenomen/ eveniment potenţial şi, pe cât posibil, contracararea efectelor negative ale acestuia.
Procese
Astfel de sisteme sunt şi trebuie să fie unice, create în funcţie de necesităţile şi obiectivele celor care le folosesc. Procesul de scanare poate fi, din această perspectivă, unul ad hoc, periodic sau continuu, înglobând resurse specifice şi, în mod cert, nu este un tip de activitate ce poate fi realizată solitar sau într-un timp foarte scurt. Include acţiuni ce presupun, deopotrivă, căutarea informaţiilor, citirea şi înţelegerea lor.
Utilizarea de template-uri pentru structurarea informaţiilor este nu doar utilă, ci şi necesară, pentru că fiecare informaţie poate fi căutată după cuvinte-cheie de către analist, iar utilizarea de câmpuri predefinite permite producerea de rapoarte standardizate. Pot fi găsite noi semnale slabe sau elemente în şabloanele altor probleme, trenduri sau posibile evenimente viitoare identificate şi analizate anterior.
Modelul realizat de Gordon şi Glenn (2012) conţine următoarele secţiuni: categorie/ domeniu (politic, economic, social, tehnologic, mediu etc.); principalul indicator (elementul care arată că o schimbare este posibilă în domeniul respectiv); sursa (de unde vine informaţia); modul de accesare a sursei (în cazul persoanelor – număr de telefon/ email/ locuri în care poate fi găsită; dacă este o sursă deschisă – adresa de Internet, numele publicaţiei); semnificaţie/ importanţă (o codificare/ scalarizare ar putea fi utilă, în cazul în care se doreşte utilizarea datelor în analize sau rapoarte de avertizare); posibile consecinţe; statut actual al itemului; statutul viitor al itemului (dacă acesta este indicat de sursă); alte comentarii necesare, dar care nu se încadrează pe secţiunile anterioare; actori/ reţele de actori care pot afecta indicatorul; data.
Un element-cheie este obţinerea de feedback şi solicitarea de noi informaţii de la echipa de scanare. Dacă informaţiile merg pe un flux unidirecţional, fără gestionarea feedback-ului, sistemul nu poate învăţa cum să se perfecţioneze şi să producă cea mai completă cunoaştere, evitând, în acelaşi timp, supraîncărcarea informaţională.
Ca orice alt sistem predictiv, scanarea mediului utilizează o serie de metode şi tehnici analitice ce includ: panelul experţilor, interviuri de tip Delphi, piaţa predicţiilor, revizuirea literaturii de specialitate, instrumente de alertă de tip Google Alerts/ Web crawlers; text-mining într-o listă predefinită de site-uri şi transmiterea materialelor prin RSS/ email; formarea de sisteme de tip Yahoo Pipe/ crowdsourcing. Puncte de plecare utile pentru identificarea celor mai relevante surse de scanat sunt Gale Directory of Databases, LexisNexis, Nexis.com, factiva, Europe Media Monitoring sau ISI Web of Science.
Concluzii
Scanarea în sine este un proces pe care orice analist trebuie să îl realizeze, însă eficienţa muncii sale poate fi mult îmbunătăţită prin folosirea unui sistem dedicat. Tehnologia este, din acest punct de vedere, de un real ajutor, oferind mii de soluţii software pentru fiecare etapă a scanării şi pentru sistem, ca întreg.
Autor: Iuliana Udroiu
