Declanșarea pandemiei de COVID-19 a accentuat tendințele deja existente de asimilare a digitalizării în toate fluxurile lucru ale organizațiilor publice sau private. Digitalizarea aduce, ca avantaj general pentru orice mecanism comercial sau industrial, creşterea eficienţei şi a productivităţii prin simplificarea proceselor. Acest proces contribuie la reducerea costurilor cu forţa de muncă, eficientizarea comunicării interne cu furnizorii sau clienţii, creşterea vizibilităţii, accesibilitatea sporită a informaţiei, gestionarea mai eficientă a stocurilor şi documentelor, optimizarea proceselor de monitorizare. Implementarea accelerată a digitalizării, în contextul medical actual, nu a luat întotdeauna în calcul o serie de provocări, între care costurile ridicate ale consolidării infrastructurii tehnice, lipsa de expertiză a personalului sau dificultatea identificării modalităţii optime de implementare într-un anumit domeniu de activitate.
Suplimentar, raportat la interconectabilitatea dispozitivelor electronice – laptop, tabletă, telefon – şi capcana facilităţilor oferite de Internet of Things, identificăm o creştere exponenţială a riscurilor la adresa companiilor. Astfel, în categoria riscurilor putem încadra frauda, înşelăciunea, distrugerea de proprietate, furtul de proprietate intelectuală sau furtul de identitate. O altă categorie o reprezintă violarea spaţiului personal prin accesarea de date confidenţiale, supravegherea electronică, constituirea şi exploatarea de baze de date, analiza traficului şi a comunicaţiilor online.
Fiecare dintre acestea afectează în diferite proporții bugetul companiilor, însă a fost demonstrat statistic faptul că frauda provoacă companiilor pierderi cuprinse între cinci şi zece procente din venituri. Frauda reprezintă actul voluntar (înşelăciune, delapidare, furt, fals) prin care se urmăreşte obţinerea de avantaje materiale necuvenite prin atingerea drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice.
Mecanismele fraudei
Motivul pentru care putem considera frauda una dintre cele mai mari ameninţări pentru o companie este acela că în centrul acţiunii în sine se află chiar compania care face obiectul influenţei unei serii de actori: proprietari, manageri, clienți, stat, asigurători, angajaţi, vânzători, furnizori, consultanţi, concurenţă, acționari şi creditori. Fiecare dintre aceştia utilizează compania pentru a exercita influenţă asupra celorlalţi, iar atunci când în urma acestor acțiuni se obține un profit prin acțiuni care prejudiciază drepturile celorlalți, se poate vorbi despre fraudă.
Proprietarii și managerii unei companii pot prejudicia deținătorii de acțiuni și creditorii prin declararea unor profituri mai mici. Clienții pot fi afectați prin publicitate falsă, comercializarea de produse sau servicii neconforme și manipularea prețurilor. Statul poate fi prejudiciat prin evaziune sau prin încheierea unor contracte false, asigurătorii sunt afectați de încercările de valorificare incorectă a unor polițe de asigurare, iar asupra competiției se acționează prin furtul de secrete comerciale sau mituirea angajaților.
În reciprocitate, asupra companiei, implicit asupra deţinătorilor de acţiuni, proprietarilor, managerilor şi creditorilor acţionează o serie de clienți care produc prejudicii prin furt sau utilizarea de instrumente de plată fără acoperire. O parte din angajaţi pot profita, în dauna companiei, prin exploatarea conturilor de cheltuieli, înşelăciune, furt, lipsă de profesionalism sau deturnări de plăţi. Diverși vânzători, furnizori sau consultanţi acționează împotriva companiei prin furt, solicitarea de plăţi pentru bunuri de orice fel nefurnizate sau mituirea angajaţilor. Nu în ultimul rând, concurenţa răspunde utilizând aceleași metode care au fost folosite pentru a o prejudicia.
În principiu, frauda ia forma prezentării unei realităţi false care induce în eroare persoana vizată și o determină să acţioneze pornind de la premise false. De regulă, astfel de acțiuni sunt întreprinse de către „gulerele albe”, fiind stabilit statistic că beneficiile acestei forme de ilegalitate sunt de minim 40 de ori, uneori chiar de mii de ori mai mari decât cele din urma unei tâlhării sau furt.
Frauda poate fi comisă de angajaţii unei companii, varianta cea mai simplă fiind însuşirea de bunuri sau bani. Totodată, angajaţii pot acţiona şi în urma unei influenţe din exterior pentru a distruge, a fura informaţii sau a crea orice formă de prejudiciu. Delapidarea este un act fraudulos prin care se obţin bani sau bunuri încredinţate spre păstrare, gestionare sau control. De regulă, în acest caz este vorba despre contabilitate falsă.
Cea mai elaborată formă de fraudă este, însă, cea comisă deliberat de management, fiind afectate interesele investitorilor şi creditorilor prin alterarea datelor din declaraţiile financiare. Sunt câteva elemente care contribuie la realizarea portretului persoanei predispuse să comită o fraudă: căsătorit, nivel mediu de educaţie, fără cazier, integrat social, fără a fi foarte vizibil, angajat de minim un an, de regulă acţionează solitar.
Condiții favorizante
Cele trei elemente se află la originea producerii unei fraude sunt motivul, oportunitatea și lipsa integrității. Motivul apare pe fondul presiunii resimţite de un individ cu privire la un aspect de natură financiară pe care consideră că nu îl poate aborda în discuţii cu prieteni sau confidenţi. Foarte rar de natură psihiatrică – furt doar pentru acţiunea în sine -, motivul este, de regulă, menţinerea sau atingerea unui status social, dar există și cazuri în care motivația are o componentă ideologică. Persoane oneste pot să se regăsească în ipostaza de a avea nevoie urgentă de bani, însă de teamă să nu se confrunte cu o reacție negativă a celor din jur (dispreț, ironie, compătimire), aleg să îi obţină fraudulos.
Oportunitatea se traduce prin identificarea posibilităţii de rezolvare a unei probleme, de regulă de natură economică, prin exploatarea unor breşe de securitate, ocolirea normelor interne sau exploatarea faptului că acestea nu există. Fiecare angajat beneficiază de un anumit nivel de încredere și se pornește de la premisa că va respecta regulile. Însă aici apare o situaţie paradoxală. Cu cât o persoană ocupă o poziţie mai înaltă în companie și implicit prejudeciul pe care îl poate produce este mai important, cu atât beneficiază de mai multă încredere şi este mai puţin monitorizată. Folosirea oportunităţii este încurajată de lipsa unor inventarieri riguroase, cheltuieli nesupravegheate, exemplul negativ oferit de management prin utilizarea bunurilor companiei în interes personal, lipsa de coduri etice, existenţa unor fraude anterioare care s-au soldat exclusiv cu destituirea celor vinovaţi, fără consecinţe penale, nepotismul sau proasta gestionare a unor situaţii de urgenţă.
Dăm dovadă de integritate atunci când acţionăm în conformitate cu valorile morale şi etice valabile la un moment dat. Atunci când recurg la fraudă, indivizii folosesc raționamente prin care propria conștiință să accepte faptele comise: „Am mai multă nevoie de bani decât compania, doar împrumut aceşti bani şi îi voi returna, nimeni nu păţeşte nimic, compania e suficient de mare pentru ca pierderea să nu conteze, toată lumea o face”.
Frauda în contextul digitalizării
Frauda este strâns legată de natura umană şi de contextul social, acesta din urmă suferind o mutaţie fundamentală în perioada actuală, pe fondul intensificării forțate a digitalizării într-un mod lipsit de fluiditate şi coerenţă. Raportat la carenţele hardware, software şi de personal instruit, vulnerabilităţile pentru o companie s-au multiplicat exponenţial. Nicio organizaţie nu poate preveni complet fraudele, manifestate printr-o succesiune constând în actul fraudulos în sine, valorificarea rezultatului şi acoperirea faptei. În cel mai bun caz frauda este identificată în momentul în care se încearcă acoperirea, însă această situație este întâlnită foarte rar. O altă caracteristică este aceea că în majoritatea cazurilor frauda este repetată, iar acesta este momentul în care devine sesizabilă. Totuși prejudiciile deja produse sunt, de obicei, greu de recuperat.
Protecţia împotriva fraudelor se realizează îmbinând munca meticuloasă de audit, de investigaţie și intuiția. Auditarea este o activitate pluridisciplinară, implicând cunoaşterea personalului, a organizării companiei, experienţa acumulată cu privire la diversele tipuri de fraude, cunoaşterea vulnerabilităţilor şi a punctelor tari.
Deși avantajele mutării activităţii în mediul virtual sunt numeroase pentru orice organizație publică sau privată, digitalizarea nu este un proces complet lipsit de riscuri. Adoptarea acesteia presupune nu doar o bază tehnologică minimă și o instruire sumară, ci necesită resurse tehnice și umane într-o proporție care să o facă sigură pentru utilizatori și pentru organizație. Altfel, beneficiile estimate sunt puse în pericol de deschiderea unor noi posibilităţi de fraudare, care vor fi cu siguranță exploatate la un moment dat, cu urmări mult mai grave.
Abstract
Fraud causes companies up to ten percent losses in their revenues. The company itself lies in the middle of this action. Owners, managers, clients, insurers, employees, consultants, stockholders or creditors try to gain some advantage knowing that their actions may cause prejudice to the others. While reasons may vary, opportunities are always given by the level of trust invested in the perpetrator.
Autor: Răzvan Cristache
