Pornind de la prevederile unor documente strategice sau normative de nivel naţional, precum Strategia de Informaţii şi Legea nr. 500/2002 a finanţelor publice, Serviciul Român de Informaţii şi-a creat mecanisme proprii de planificare strategică, cu scopul inclusiv de integrare a planurilor strategice cu proiecţiile bugetare.
Programele multianuale
Asigurarea suportului financiar – material pentru dezvoltarea capacităţilor necesare în domeniul securităţii statului trebuie să se bazeze pe utilizarea eficientă a întregii game de resurse: umane, financiare, materiale, tehnologice, ştiinţifice etc..
Pentru aceasta, implementarea managementului pe obiective şi a bugetării pe programe multianuale trebuie să devină o filosofie de lucru cotidiană, cu efecte asupra planificării şi utilizării cu eficienţă sporită a resurselor financiar materiale, în acord cu obiectivele, priorităţile şi misiunile stabilite.
Unul dintre instrumentele manageriale utile în asigurarea resurselor materiale este programul multianual, concept derivat din cel de program bugetar care asigură, printre altele, şi o predictibilitate bugetară adecvată. Acesta trebuie să fie rezultatul unui proces de definire a necesarului şi de identificare a soluţiilor de asigurare a acestuia.
În accepţiunea Legii nr. 500/2002 a finanţelor publice prin program se înţelege „o acţiune sau un ansamblu coerent de acţiuni ce se referă la acelaşi ordonator principal de credite, proiectate pentru a realiza un obiectiv sau un set de obiective definite şi pentru care sunt stabiliţi indicatori de program care să evalueze rezultatele ce vor fi obţinute, în limitele de finanţare aprobate”. Conceptul este în interdependenţă cu noţiunea de credit de angajament („limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul exerciţiului bugetar, în limitele aprobate”), venită să confere siguranţa finanţării programului.
Similar, programul multianual însumează activităţile derulate în perspectivă multianuală pentru asigurarea produselor, lucrărilor şi serviciilor necesare satisfacerii unuia sau mai multor obiective specifice (obiective rezultate din nevoia de îndeplinire a atribuţiilor şi misiunilor fundamentale ale entităţii). Totodată, un obiectiv specific poate fi susţinut prin mai multe programe multianuale.
Astfel, se încearcă evitarea fragmentării cerinţelor materiale şi satisfacerea unor nevoi similare prin aceeaşi soluţie materială, cu efecte benefice în operarea şi mentenanţa produselor implicate, precum şi în cheltuirea cu eficienţă a banului public, inclusiv prin derularea unor proceduri de achiziţii publice pentru cantităţi mai mari de produse/lucrări/servicii.
Managementul programelor multianuale
Programul multianual este un document de management complex, care cuprinde o componentă de management şi una bugetară, deduse din componentele sistemului de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţiei publice centrale.
Componenta de management trebuie să conţină informaţii referitoare la:
-necesitatea programului şi situaţia concretă din domeniul/zona vizată de program;
-scopul şi obiectivele programului, cu precizarea obiectivelor specifice deservite;
-finanţarea programului cu precizarea valorii totale eşalonate pe ani şi a surselor de finanţare;
– principalele acţiuni pentru atingerea obiectivelor; -fazele de derulare a programului şi eşalonarea lor în timp;
-punctele/etapele critice; -monitorizarea şi evaluarea programului;
-managerul şi echipa de program, atribuţiile şi mandatul acestora;
-beneficiarii programului, etc.
Componenta bugetară trebuie să ofere imaginea concordanţei dintre fondurile alocate programului, obiectivele acestuia şi obiectivul specific pe care îl deserveşte.
Ea va evidenţia, în proiecţie multianuală, categoriile de costuri, sursele de finanţare, rezultatele aşteptate, precum şi indicatorii de performanţă.
O adevărată provocare pentru echipele de program sunt definirea obiectivelor programului şi identificarea indicatorilor de performanţă de aşa natură încât, pe de o parte, relaţia dintre aceste instrumente să caracterizeze programul, iar pe de altă parte, aspectele reliefate de gradul de îndeplinire a obiectivelor programului să ofere o imagine exactă a nivelului de satisfacere a obiectivului specific pentru susţinerea căruia programul a fost dezvoltat.
Pentru aceasta, obiectivele programului trebuie extrase din documentele care fundamentează necesitatea obiectivului specific ce urmează a fi susţinut, în acord cu documentele de planificare instituţională şi sectoriale ale activităţii operative şi de înzestrare, cu sprijinul structurii care coordonează metodologic mana-gementul programelor la nivelul instituţiei. Obiectivul programului trebuie să reprezinte situaţia pe care managementul prevede să o atingă ca rezultat al dezvoltării programului.
Indicatorii de performanţă trebuie să fie factori cuantificabili care arată gradul în care au fost atinse rezultatele propuse. În situaţii pentru care există un istoric, indicatorii pot fi identificaţi pornind de la date statistice adaptate la cazul concret. În cazul unor programe cu caracter de noutate, indicatorii de performanţă trebuie definiţi după o documentare şi analiză riguroase, eventual uzitând simulări, iar compatibilitatea lor cu programul trebuie evaluată pe parcursul derulării acestuia, prin prisma relevanţei lor în raport cu obiectivele programului.
Totodată, trebuie găsit un număr optim de indicatori, a căror interpretare să fie suficientă pentru evaluarea programului, fără un consum de timp şi energii nejustificat.
Conceptul de program multianual se acomodează foarte bine cu cel de Cadru al Cheltuielilor publice pe Termen Mediu, care se încearcă a fi implementat la nivelul instituţiilor administraţiei publice centrale, tocmai din necesitatea de a coordona obiectivele cu resursele şi de a creşte gradul de predictibilitate bugetară.
Cu cât este mai mare procentul care reprezintă partea din activitatea unei entităţi acoperită de programe multianuale, cu atât este mai uşor de construit bugetul acelei entităţi, cu atât este mai predictibilă evoluţia acestuia.
Utilizarea unui astfel de instrument urmăreşte:
a) planificarea şi alocarea eficientă a resurselor umane, materiale şi financiare ale instituţiei;
b) identificarea, proiectarea şi urmărirea tuturor categoriilor de costuri asociate programului;
c) îmbunătăţirea predictibilităţii financiare, în proiecţie multianuală.
În acord cu principiile planificării strategice în domeniul administraţiei publice, principiile care guvernează procesul de management prin programe multianuale sunt:
a) prioritatea – finanţarea programelor în acord cu obiectivele specifice prioritare ale entităţii;
b) predictibilitatea – posibilitatea anticipării în proiecţie multianuală a necesarului de resurse umane, materiale şi financiare aferente programelor;
c) flexibilitatea – evaluarea periodică, corectarea cursului programului în acord cu evoluţia obiectivelor vizate;
d) eficacitate şi eficienţă economică alegerea celor mai avantajoase soluţii din punct de vedere economic cu respectarea parametrilor de performanţă proiectaţi;
Un mod de abordare a managementului programelor multianuale poate să cuprindă o dezvoltare a programului pe toată durata de viaţă a produsului, într-o manieră etapizată, corespunzător unor momente importante referitoare la identificarea soluţiei materiale, achiziţia sau producţia echipamentului necesar, introdu-cerea în exploatare, operarea sa, până la disponibilizare. Modalitatea enunţată vine să facă o legătură de similitudine între produs şi soluţie materială pentru satisfacerea unui obiectiv specific, lucru nu tocmai des întâlnit în practică, şi im-plică asigurarea mana-gementului progra-mului de către specia-lişti în produs, nu în obiectivul specific.O altă variantă ar putea viza susţinerea logis-tică a unui obiectiv specific printr-o solu-ţie materială complexă (obiectivul specific este de regulă complex), însemnând produse, lucrări, servicii de naturi tehnice diferite, Astfel, managementul programului devine apanajul specialiştilor în obiectivul specific, cu sprijinul tehnic al specialiştilor în soluţiile materiale asociate. Această variantă poate valorifica mai bine dimen-siunea de resursă umană asociată programului şi permite o abordare managerială mai apropiată spiritului teoriei managementului proiectelor.
Gestionarea programelor multianuale se poateefectua pe baza unor principii inspirate din teoria managementului proiectelor, respectiv:
– unicitatea obiectivului: un program poate avea un singur obiectiv principal, cel pentru care programul a fost dezvoltat şi a cărui îndeplinire duce la rezolvarea cel puţin a unei probleme legate de un obiectiv specific al instituţiei;
– un singur manager de program, care are competenţa necesară, autoritate şi responsabilitate totală cu privire la derularea programului; uzitat şi fezabil cu specificul instituţiilor din cadrul Sistemului Naţional de Securitate este cazul în care managerul de program gestionează problemele curente, deciziile importante fiind luate fie de ordonatorul de credite care finanţează programul, fie de structuri intrainstituţionale superioare acestuia;
– descompunerea structurală a programului, în funcţie de complexitatea acestuia, pentru valorificarea superioară a membrilor echipei de program şi a resurselor alocate;
– abordarea pornind de la obiectiv către resurse, alocarea resurselor necesare realizării obiectivelor programului efectuându-se numai după identificarea tuturor factorilor consumatori de resurse;
– monitorizarea şi evaluarea sau reevaluarea în fiecare etapă de implementare a programului şi dispunerea de măsuri corective, până la darea în operare a produselor şi după aceea.
Pot fi, de asemenea, imaginate criterii de ierarhizare a programelor şi metodologii de prioritizare extrem de utile în analizele referitoare la repartizarea bugetului, întotdeauna insuficient.
În derularea unui program multianual este foarte importantă stabilitatea acestuia, rezultat al elaborării acestuia pe baza unei fundamentări riguroase şi a unei analize de impact realiste, care să surprindă şi influenţele programului asupra altor zone ale instituţiei decât cea implicită, precum şi pe cea a evenimentelor din celelalte zone asupra programului.
Chiar dacă una din cerinţele calităţi ale planificării strategice este flexibilitatea, variaţiile majore intervenite în cadrul unui program, îndeosebi cele din categoria necesarului de resurse, nu sunt de dorit.
Echilibrul între stabilitate şi flexibilitate poate fi realizat prin activităţi de documentare, cercetare, analiză şi estimare care să fie anterioare şi să susţină elaborarea programului ca document de management.
La nivel instituţional trebuie, de asemenea, avută în vedere atât evitarea fracţionării cerinţelor materiale şi, pe cale de consecinţă, dezvoltarea mai multor programe de achiziţii având ca obiect aceeaşi soluţie materială, cu efecte negative asupra resurselor alocate pentru gestionarea programelor, dar şi dezvoltarea unor programe mamut, atât în sens cantitativ cât şi ca întindere în timp, greu de monitorizat şi evaluat.
Concluzii
Unul dintre motivele pentru care securitatea naţiunilor se află într-un echilibru precar este şi cvasipermanentul deficit de resurse, cu corolarul său lupta pentru resurse. Aspiraţiile statelor la dezvoltare, la bunăstare, la stabilitate, la securitate sunt strâns legate de asigurarea resurselor, iar acestea, cel puţin cele cunoscute la nivel de mase, sunt finite.
Securitatea înseamnă democraţie, putere economică a statului, bunăstare a poporului, strategii viabile asumate naţional, instituţii chemate în aplicare solide şi competente, planificare strategică, inclusiv a resurselor. Sau mai ales a lor!
Entitate modernă, cu pretenţii de performanţă în lumea de azi, fără sistem de planificare strategică asumat de liderii entităţii, implementat, înţeles, acceptat şi aplicat de membrii acesteia este un nonsens.
Autor: Iulian Gheorghe
