Încă de la înființare, în cadrul atribuțiilor de protejare a informațiilor clasificate, SRI are și misiunea de a realiza, sub comandament și consemn militar, sistemul de colectare, transport și distribuire în țară a corespondenței oficiale, clasificată și neclasificată. Din punct de vedere legal, această responsabilite este reglementată în Legea nr. 14/1992 privind organizarea şi funcţionarea SRI, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările și completările ulterioare, HG nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România, cu modificările și completările ulterioare, și HG nr. 1.349/ 2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondentei clasificate, cu modificările și completările ulterioare.
Sistemul înglobează resurse diversificate și costuri semnificative din punct de vedere financiar, astfel că, într-o eră a tehnologiei, logica transportului corespondenței letrice se dovedește ineficientă şi contraproductivă.
Sistemul de poştă – de la letric la digital
Într-o eră a digitalizării, corepondenţa letrică şi-a dovedit limitele. Soluţia alternativă este digitalizarea, prin configurarea unui sistem informatic care să asigure transmiterea rapidă, sigură şi ieftină a corespondenței oficiale. Această transformare comportă conversia în format digital a documentelor gestionate pe hârtie, facilitând, astfel, accesul, stocarea și prelucrarea datelor.
Procesul generează beneficii semnificative din perspectiva economică și socială şi contribuie la crearea unui mediu operațional mai eficient și adaptabil. Tranziția de la letric la digital reprezintă o etapă inevitabilă în cadrul procesului de modernizare a României și de adaptare la cerințele economiei contemporane.
Proiectul MES@GER
În şedinţa din 7 iulie 2021, CSAŢ a aprobat demararea Proiectului MES@GER, dedicat digitalizării sistemului de colectare, transport și distribuire, prin translatarea în mediul digital a corespondenței clasificate letrice. Dimensiunea normativă a proiectului a fost întregită prin adoptarea HG nr. 1066/2021 şi HG nr. 674/2024 (pentru modificarea şi completarea HG nr. 1349/2002). Potrivit HG nr. 674/ 2024, instituţiile beneficiare ale sistemului de transport corespondență clasificată au obligativitatea ca, în termen de 6 luni de la intrarea în vigoare, să solicite, în scris, unităţii specializate a SRI, includerea în MES@GER şi să asigure, prin fonduri din bugetul propriu, măsurile procedurale de protecţie fizică şi protecţie a personalului care are acces la informaţii clasificate, precum şi măsurile tehnice privind constituirea infrastructurii de comunicaţii şi măsurile de securitate, necesare acreditării şi operaționalizării MES@GER în sediile proprii. Costurile de implementare, în ceea ce privește achiziția sistemului, instalarea și mentenanța sa, sunt suportate de SRI.
Acest proiect este cu atât mai oportun cu cât întreaga societate conştientizează şi reclamă necesitatea informatizării şi digitalizării, care au devenit priorităţi la nivel guvernamental şi se aliniază, la nivel instituţional, cu direcţiile de acţiune asumate în procesul de transformare instituţională pe care SRI îl parcurge în prezent. Pentru instituţiile de drept public, costurile de achiziţie, instalare şi mentenanţă vor fi suportate de către SRI, în calitate de agent de implementare. Termenul până la care proiectul trebuie implementat este 31.12.2026.
Proiectul MES@GER este rezultatul consensului național pentru implementarea infrastructurii informatice necesare cooperării intra și interinstituționale, în timp real și pentru creșterea calității serviciului public de poştă specială având ca beneficiar final cetățeanul. Soluţia digitală permite ca fluxul de documente între instituțiile publice din România să fie realizat într-un mod sigur, fără riscul de a fi interceptat de actori ostili.
MES@GER este un sistem informatic clasificat, acreditat multi-nivel până la nivelul „strict secret”. Beneficiarii gestionează independent corespondența oficială, clasificată şi neclasificată, fără a depinde de personalul Poștei Speciale. Aplicaţia poate fi accesată, deopotrivă, de decidenţi şi de personalul autorizat.
Prin intermediul MES@GER, corespondenţa oficială se transferă rapid, în minute în loc de ore sau zile. Astfel, va fi redus considerabil decalajul dintre momentul expedierii corespondenţei și cel al recepţionării acesteia de către unul sau mai mulţi destinatari. Evidențele tuturor operațiunilor de corespondență se întocmesc automatizat, interogarea acestora este facilă și rapidă, iar trasabilitatea integrală a corespondenței este un beneficiul al folosirii mediului electronic.
MES@GER este protejat TEMPEST, în conformitate cu legislaţia naţională. Soluţia tehnică şi de securitate este validată şi acreditată de ORNISS. Procedeele de securizare sunt multiple: securizare cibernetică pe circuitul de la expeditor la destinatar, posibilități de acordare partajată a accesului, sistem de auditare.
Beneficiile noului sistem
Din punct de vedere al beneficiilor, implementarea MES@GER oferă rapiditate în transmiterea corespondenței, oportunități multiple de securizare, trasabilitate și debirocratizare. De asemenea, noul sistem oferă beneficiarilor mai multe opțiuni și o gestionare mai facilă a documentelor. Transferul corespondenţei clasificate se realizează mult mai rapid decât în sistem clasic, fiind eliminate decalajele semnificative de timp între momentul aprobării documentului de către emitent și cel al livrării acestuia către beneficiar.
Securizarea digitală/ cibernetică se realizează pe circuitul de la expeditor la destinatar, existând posibilitatea acordării partajate a accesului și a implementării unui sistem de auditare. În cadrul noului sistem, procesele de tranzit aferente vor fi automatizate, cu beneficii în ceea ce priveşte trasabilitatea acestora. Accesul facil la toată lista de trimiteri clasificate digitale expediate sau primite, va elimina nevoia de consultare a dosarelor cu borderouri, condicilor sau registrelor.
MES@GER oferă beneficiarilor mai multe opțiuni și o gestiune mai ușoară a documentelor prin:
– notificarea destinatarului;
– confirmare mai accesibilă de primire a corespondenţei de către destinatar;
– posibilitatea de vizualizare a corespondenţei de către decident şi de directare a acesteia către o persoană din secretariat, în scopul valorificării;
– funcţii de anulare a expediţiilor (înainte ca acestea să fie accesate de utilizatorul final), precum şi acceptare sau respingere, la destinatar, a unei trimiteri.
Sistemul MES@GER dispune inclusiv de un Call Center pentru acordarea asistenţei de specialitate şi pentru soluţionarea, prin dialog direct cu beneficiarul, a eventualelor neclarităţi sau probleme.
Abstract
The alternative to classic mail transport is digitization, by setting up an IT system that ensures fast, safe and cheap transmission of official mail. The process generates significant economic and social benefits and contributes to a more efficient and adaptable operational environment. MES@GER is the result of the national consensus on implementing the IT infrastructure necessary for intra and interinstitutional cooperation. The digital solution allows the flow of documents between public institutions in Romania to be carried out in a safe manner, without the risk of being intercepted by hostile actors.
Autor: DPCCO
